Как да организираме работното място и офиса

Цялата работа в офиса започва със собствено работно пространство, но често хората не обръщат достатъчно внимание на този момент. Работното пространство е не само мебели и компютър, но и планиране, работен процес, допълнителни инструменти. В тази статия - прости съвети как правилно да организирате работното си място.

Всичко започва с работното място.

D. Carnegie

Работата започва с работното място и неговата организация. Има, разбира се, изключения под формата на творчески и уникални личности, за които този въпрос не е толкова важен. Но дори и те имат своя собствена система на творческо разстройство, дори и да не я разпознават. По-голямата част от хората работят на обикновени маси в обикновени офис помещения, като следните съвети за тях.

Работна маса

Правилната работна среда приспособява ума към желания ритъм. Вие не държите къщата си в безпорядък и знаете точно къде и какво се намира. По същия начин, на работното място: всичко трябва да е на място и нищо излишно, което може да отвлече вниманието от основните задачи.

Как започва всичко, когато идваш на работа? От работния плот. Обикновено има купчини хартия, разпръснати канцеларски материали, чаши, някакъв безполезен сувенир и прах на компютъра. И какво ще бъде вътрешното състояние на такова работно място? Неподредено. Вие, разбира се, няма да броите, но подсъзнанието вече е решило всичко. Каква е реалността наоколо, както и вие. И съзнанието е подхванало тази идея и настроението ви вече не е.

Люк Чапман / Flickr.com

Дръжте работния си плот в ред. Започнете деня, като избършете праха, регулирайте осветлението, запишете полезна информация за стикерите, измийте чашата за кафе, напълнете календара си - настройте се на работното настроение. Тези прости действия ще дадат енергия за бъдеща работа.

Идеалното работно място е инструмент за работа, удобно осветление, необходимите канцеларски материали и прости мебели за служител.

Как да работя: стои или седиш? Вие решавате. Мисля, че седенето е по-добре, но е необходимо да се правят почивки: разходка, малко загряване, глътка свеж въздух, нагоре по 2-3 етажа нагоре по стълбите. Работният ми график: 45 минути - задача без прекъсване, 15-минутна почивка, 1 час непрекъсната работа и 15 минути почивка. Така работният ден е изграден.

Не забравяйте за собствения си шкаф или архив, тъй като всеки служител винаги има свой личен картотечен файл или хартиен архив. Също така в шкафчето можете да съхранявате лични вещи, които не бихте искали да мразят. Всеки рафт и шкаф трябва да изпълняват функциите си и да не се пресичат с други елементи. Така че ще бъде по-удобно да се работи с документи и различни аксесоари.

Управление на електронни документи

Направете резервни копия на вашата работа, документи, проекти, собствена информация, съхранявана на работния ви компютър, и ги изпратете на сървъра на компанията или в облачното хранилище.

Колко сила и нерви хората харчат заради загубена информация! Компютърът се счупи, висеше, някой случайно изтри важни данни. Не повтаряйте грешката си и правете резервни копия. Не позволявайте обстоятелствата да контролират вас и вашата работа.

Не инсталирайте ненужни приложения, повечето от необходимите операции се изпълняват в стандартни софтуерни пакети. Ако владеете конкретно средство за работа, попитайте ръководството или ИТ отдела за неговото инсталиране, като твърдите, че сте работили ефективно в него.

Друг прост съвет: опитайте се да се придържате към едно нещо в електронното си пространство. Ако харесвате услугите на Yandex, изберете ги, ако услугите на Google - работят с тях. Вие ще знаете всички силни и слаби страни на инструментите, както и ще можете бързо да настроите системата си на ново място. Не винаги състезанието за нови програми е оправдано.

На вашата работна станция създайте своя лична проста електронна йерархия. Трябва да намерите всеки стар документ в най-кратки срокове. Това е особено важно, когато се налага спешно да решите нещо и забравите къде се съхранява тази информация.

Всички най-важни документи сканиране. Много трудни конфликти между отделите се случиха поради загуба на някои важни документи.

планиране

Забелязали сте, че работата понякога се превръща в бъркотия: куп задачи, разговори, срещи, проверка на документи. И вие се обръщате в него без край. Изглежда, че работи, но е трудно да се нарече работа. Зад всичко това не може да се види цялостната картина на случващото се и това е един от проблемите на съвременната производителност: има действия, има и резултати, но те не са много забележими в рутината.

За да се избегне това, е необходимо да се изготви план на задачите и дейностите за деня, седмицата и дори за един месец.

tec_estromberg / Flickr.com

Повечето хора използват тетрадки или дневници. Да, това е добро, но хартията е “оперативна памет”, съхранява целия оборот и основната информация се губи в изобилието от страници. Блокнот или дневник е архаичен начин на планиране. В дневника не виждате цялата картина на събитията, не разбирайте кога е по-добре да направите едно, а кога друго, а също и да пропуснете някакво важно събитие. Няма начин да извадите необходимите данни и да извършите подробен анализ. Представете си колко страници трябва да предадете, за да сравните необходимата информация.

Сега има много приложения и онлайн услуги за организацията на тяхното работно време. Повярвайте ми, това трябва да се направи, ако искате да работите продуктивно, независимо от ситуацията и настроението. Списъкът със задачи днес е всичко за ефективното управление на задачите и времето.

Използвам системата за контекстно планиране в средата на Gleb Arkhangelsky Outlook. Какво ми харесва в него: простота и ефективност на инструмента, добре познато приложение, съчетаващо календар, задачи и поща в едно информационно пространство, интеграция с офис приложения. Тази система за планиране може да обучи всеки служител за кратко време.

Ето някои съвети за работното време:

  • Планирайте гъвкаво, в контекст, а не с тесни срокове.
  • Научете се да разбирате какво е важно и кое не.
  • Лесно се разделя с второстепенни въпроси.
  • Оценявам качеството на изразходваното време, а не самото време.
  • Кажете на себе си и на други хора "не", когато е необходимо.
  • Започнете деня с трудни и неприятни задачи.
  • При планирането на задачите и проектите по време на работа, поставете им краен срок.

Мощна психологическа техника е да се пресече завършена задача или да се отбележи пред нея. Това ще ви даде допълнителна вътрешна енергия за постигане на отлични резултати. Ще видите, че всичко не е напразно.

Работа с поща

Как да организираме работата с пощата?

Първо, трябва да настроите времето за работа с него, за да намалите броя на прекъсванията. Това е най-добре да се направи сутрин, когато задачите започват да се оформят, и след обяд, когато трябва да проверите как вървят нещата.

Второ, не трябва да се отговаря незабавно на двусмислени писма. Трябва да помислите за всичко: обжалването, изграждането на отговора, допълнителната информация. Опитайте се да направите така, че субективизмът да бъде възможно най-малък. Забравете бързите отговори, както всички правеха в социалните мрежи.

Трето, не претоварвайте текста на писмото с информация, която е разбираема само за самия изпращач. Опитайте се да отговорите накратко и накратко, като претегляте всяка дума. В нашата дигитална ера това е много важно: никой не се интересува от прокарване на уникални заключения.

И накрая, не забравяйте за мрежовия етикет: обжалване пред получателя, стил на писане, информация за случая, информация за контакт. Научете се да пишете писмо, да анализирате какво сте написали и правилата за лечение.

Допълнителен инструмент

Какво още помага да се направи работата по-ефективна е маркерната дъска. Незаменим инструмент, особено когато в отдел има мозъчна атака или решаване на сериозен проблем с междинни етапи.

midnightcomm / flickr.com

В професионалната ми дейност съветът беше незаменим атрибут на работната среда. Също така е полезно за пестене на хартия. Няма да повярвате колко листа се изразходват за обяснение на вашите идеи и решения.

Благодарение на визуалното мислене (всеки го има), хората могат съвместно да нарисуват дъската, да обяснят своите мисли и да предложат най-добрите решения на проблема. Всичко е ясно и ясно.

От себе си ще добавя, че музиката ми помага в работата ми. Това има положителен ефект върху моята производителност, особено когато е необходимо да се работи с монотонни задачи на компютър или да се изготви голям пакет документи. Като цяло е добре да започнете сутринта с положителна музика. Но не трябва да го включвате за всички, не забравяйте: не работите сами, нечия музика само ще попречи.

И какви допълнителни работни инструменти използвате в работата си?

<

Популярни Публикации