Функции на Microsoft Word, които искате да използвате в работата си

<

Оказва се, че хората работят в Word от години, но не знаят основните му характеристики или не следват иновациите. Време е да наваксаме!

Няколко думи за това защо дори се ангажирах да опиша не уникалните функции на Microsoft Word. Статията е узряла в главата ми бавно. От време на време трябваше да описвам същите черти на редактора на моите колеги и роднини. Тяхната открита проницателност изненада от това, което видя, и ме подтикна да напиша този материал. Надявам се също да научите нещо ново за себе си.

Всички следващи съвети работят в Word 2013. Силно препоръчвам да преминете към точно това поколение на програмата, ако по някаква причина отложите прехода.

1. Започнете да пишете навсякъде

Функцията „Кликнете и напишете“ не е нова, но не всеки е чул за него. Често трябва да наблюдавате как човек натиска бутона „Enter“, за да стигне до края на страницата и например да въведе художника на писмото.

Двойното щракване с мишката може да замени дузина натискания на клавиши.

Преместете курсора върху желаното място за печат и направете няколко бързи кликвания на мишката. Самата дума ще подреди нови редове, раздели и серифи за мястото, което сте му показали. Това ясно се вижда при преглеждане на скрити символи за форматиране.

2. Преведете незабавно

Попитайте съседката си за това кой преводач предпочита, и най-вероятно ще чуете за Google, Yandex, PROMT, но едва ли за Bing. По някаква причина корпоративният преводач Microsoft не се радва на голяма популярност в нашата област. И напразно, защото качеството на работата му е достатъчно за ежедневните нужди. Разбира се, пакетът Office осигурява бърз превод на текст с Bing. Препоръчвам да го изпробвате.

Съвсем вероятно ще спрете да бързате между браузъра и Word, безкрайно копиране и поставяне на изречения напред и назад.

Можете да избирате измежду десетки езици и три начина за превод. Можете да ги намерите в раздела „Преглед“.

3. Използвайте кернинг

Дизайнерите добре знаят какво е кърнинг и често работят с тях, когато съставят текста си. По-просто казано, кернингът е отговорен за разстоянието между буквите в зависимост от формата им. Промяната на този параметър може да компресира или разшири една и съща дума, изречение или абзац в сравнение със стандартното състояние. Виждал съм, че хората започват да изтриват части от текста или, напротив, „наливат вода“, само за да го поместят в определени граници. Кернинг решава подобни проблеми по-елегантно. Разбира се, груба игра с него силно боли очите, но незначителни манипулации може да са подходящи.

Промяната на кернинга ще бъде полезна и при използване на големи шрифтове, например при подготовката на кориците на книги, статии, доклади.

Натиснете комбинацията Ctrl + D, за да изведете диалоговия прозорец Шрифт, отидете на втория раздел Разширени. Тук можете да се отдадете на кернинг. И още малко по темата. Само за момент искам да ви запозная с интересна браузърна игра KernType, в която трябва да познаете най-добрия кернинг за четене. Наслаждавайте се!

4. Използвайте скрит текст

Може ли празен документ на Word да тежи десетки и стотици мегабайта? Да! А за мнозина това води до замъгляване на ума. Хората не виждат нито една дума пред очите им, но не могат да разберат защо файлът е толкова голям? Зли вируси или вредни хакери? Не. Всичко е свързано със скрита информация. Те могат да бъдат графики, снимки и текст.

Подобно на непечатни символи, скритите данни не се показват на екрана и не се отпечатват, но все още са част от документа.

С помощта на скрития текст можете:

  • Временно скриване на поверителна информация.
  • Оставете коментари или дайте отговори на въпроси, които не трябва да се смесват с основния текст.
  • Отпечатайте няколко версии на един и същ документ, като укривате различни части от него. В този случай не е необходимо да се свързвате с множество копия на файла!

Изберете част или целия текст, натиснете Ctrl + D и отбележете опцията “Скрит”. Фрагментът ще изчезне и ще стане достъпен за гледане само в режим на показване на непечатани символи. За по-голяма яснота, скритите данни са подчертани от линия от черни точки.

5. Използвайте функцията Инспектор на документи, преди да запазите.

Old Word не може да отвори файла или да го покаже неправилно? Познати на всички! Този вид проблеми около мен се случват с плашеща редовност, защото много организации и хора все още работят в Office 2003. Затова, преди да изпратите и / или запазите документ, трябва да го проверите за съвместимост с предишни версии на Word. Инспекторът по документа е отговорен за това.

Той също така знае как да провери проверка на четливостта на текста за хора с увреждания и, което е важно, да открие скрити свойства и данни в документ.

Например, функцията определя наличието на макроси, вградени документи, невидимо съдържание и други потенциално проблематични елементи на файла.

6. Редактирайте PDF

Изобилието от възможности не винаги е от полза. Работата с PDF е ярък пример. Понякога хората се губят при избора на инструмент, с който искат да обработят PDF файл. Тук е класическият Adobe Reader и алтернативният Foxit Reader, както и всеки повече или по-малко модерен браузър, както и много други онлайн услуги. Въпреки това, един от най-успешните начини е на повърхността - това е героят на нашата статия.

Word 2013 не само се отваря, но и прави възможно редактирането на съдържанието на PDF документ.

Редакторът преобразува текст, таблици, списъци, графики и други елементи в DOCX файл, запазвайки оригиналното форматиране възможно най-точно. Трябва да се отбележи, че се оказва, че той е много, много достоен. Можете също да добавяте PDF файлове към документа на Word като вграден обект. В този случай ще се показва само първата страница на PDF файла или иконата за връзка с файла.

7. Поставете видеоклип

Не е тайна, че дълго гледане на сух текст бързо намалява вниманието и води до загуба на интерес от читателя. Ето защо, почти всички студенти, говорители и офис работници разрежда линии с диаграми, таблици, графики и други визуални трикове. Само малцина обаче приемат много по-мощен инструмент - видео.

Word може да вгражда видеоклипове от търсене в Bing в документ, да добавя клипове в YouTube и да вгражда кодове от различни уебсайтове.

И не се притеснявайте за окончателния размер на файла. Документът не запазва самия видеоклип, а само съставя връзката му във визуална форма. Разбира се, за преглед е необходима интернет връзка.

8. Работете върху документа заедно и коментирайте промените.

Не забравяйте думите на класическия: "Какво няма да направим - ще направим заедно"? Те са актуални и до днес. Само не всеки разбира как да изгради съвместна работа. За съжаление все още е възможно да се види как човек избира даден текст в някакъв цвят, зад него се добавя неговата редакция или възражения в скоби и изпраща документа обратно. В такива моменти започва нервното ми потрепване на века. Последното издание на Word ви позволява удобно да коментирате и да правите промени в публичния файл. Това трябва да се използва!

Word 2013 ви дава възможност да отговорите на коментарите на други хора, което прави редактора чудесен инструмент за дискусия по време на групова работа.

Прекарайте няколко минути в изучаването на раздела „Преглед“, споделете нови умения с колегите си и ще усетите пълната лекота на съвместна работа.

9. Опростете работата с таблици

Позволете ми да предполагам, все още ли въвеждате редовете и колоните на таблицата, като щракнете с десен бутон и се преместите в подходящия елемент от менюто? Всичко е много по-лесно!

Преместете курсора малко по-високо / по-ниско (ляво / дясно) на мястото, където планирате да добавите ред или колона. Word ще ви подкани да увеличите таблицата.

Между другото, последната версия на редактора е придобила няколко нови функции за проектиране на таблици. Актуализирайте знанията си.

10. Комбинирайте части от документа в блокове

Честно казано, има работници, които са готови да превъртат 100 страници на документ, само за да убият времето. Ако искате бързо да навигирате в големи файлове, трябва да овладеете няколко клавишни комбинации за бърза навигация или да структурирате работата си правилно.

Използването на заглавия на различни нива ви позволява да свивате елементите на документа, върху които не работите в момента.

Поставете курсора до заглавието и програмата ще ви подкани да минимизирате съдържанието на блока. Така дори и най-огромните произведения могат да се поберат само на няколко страници.

Намерихте ли нещо интересно за вас? Само за всеки случай прочетете статията Pc-статии за 20-те тайни на Word, които ще ви помогнат да опростите работата си. Или дайте съвети в коментарите.

<

Популярни Публикации