9 съвета, които ще ви помогнат да работите по-бързо в Word

Дори ако работите в MS Word от дълго време и се смятате за експерт, винаги можете да станете по-продуктивни.

Вероятно вече знаете някои от техниките. Но често се оказва, че дори истински професионалисти вървят дълъг път и не знаят много полезни трикове.

1. Автотекст

Тази функция може да се използва за бързо въвеждане на често използвани думи и фрази - така ще спестите много време. Можете да споделите тези съвети с колеги и да направите живота им по-лесен.

Просто трябва да напишете текста (или да направите графика), който често използвате в документи, и да го форматирате, ако е необходимо. След това изберете текста и натиснете Alt + F3. Въведете кратко име (например съкращение) и запазете. В бъдеще, вместо цялата фраза, въведете избраното от вас име и натиснете F3. Запазеният текст или изображение автоматично се появява в документа.

2. AutoCorrect

AutoText ще намали времето, прекарано в писане на повтарящ се текст, но няма да реши проблема с грешки и грешки. AutoCorrect коригира някои често срещани грешки. Самата дума прави това в хода на писането. И още по-добре, ако добавите думите, които често са грешки.

Например, знаете, че винаги пропускате "t" в думата "агенция". Отворете настройките (“Файл” → “Опции” → “Правопис” → “Опции за автоматично коригиране” във версии 2010, 2013, 2016) и добавете това, което трябва да бъде заменено. Следващият път, когато напишете "агенция" без "t", Word ще поправи самата грешка. На същото място можете да добавите или премахнете подмяната на кавички-лапи за кавички-коледни елхи, тире на дълга тире и така нататък.

3. Вмъкнете опции

Когато вмъквате текст от интернет или други файлове, трябва да го форматирате, за да съответства на стила ви на документ. Разбира се, можете да избирате опцията „само текст“ всеки път, но вероятно ще забравите за нея често. В този случай можете да направите вмъкването, без да форматирате опцията по подразбиране.

Отидете на “File” → “Options” → “Advanced” → “Copy, Cut и Paste” и изберете опцията “Save text only” в опцията “Paste from other programs”. Сега във всички документи, на които ще работите, когато копирате съдържание от файлове или уеб страници, неговото форматиране ще съответства на вашия текст.

4. Изтриване на стил

Друг начин за премахване на форматирането на текст е управлението на стилове. Маркирайте желаното съдържание и натиснете Ctrl + Space или изберете „Normal“ в раздела „Home“ в групата „Styles“.

5. Сътрудничество в реално време

Office Online се появи в Office 365 2013. Версията за 2016 г. предлага още повече функции, като сътрудничество в реално време. Може би повечето потребители са запознати с този принцип от Google Документи.

Запазете документа в OneDrive или SharePoint Online. Кликнете върху Споделяне и изберете с кого да работите с този файл. Изпратете покана за съвместно редактиране, след което избраните хора ще могат да се присъединят към вас. Всеки, който има достъп до документа, ще види кой прави промени. Така че работата по проекти ще бъде много по-ефективна: никой няма да чака отговорите с редакции и нова информация по пощата.

6. Шаблони

В мрежата можете да намерите и изтеглите огромен брой шаблони. Можете да започнете да работите с тях и да редактирате, когато е необходимо - той е много по-бърз от повторното създаване на проект.

7. Приложение

В мобилното приложение на Android и iOS можете да създавате и редактирате документи от вашия смартфон или таблет и да преглеждате файлове от облачното хранилище. По-добре е да използвате приложението Word, отколкото другите мобилни редактори: така че ще сте сигурни в еднаквостта на форматирането и винаги можете да имате достъп до най-новата версия на документа - в десктоп програмата, в браузърската версия на Word, на смартфон или таблет.

За да работите, трябва да влезете в профила си. Ако вие или вашата организация имате абонамент за Office 365, няма да се наложи да плащате нищо в приложението.

8. Формат на персонализирана таблица

Ако често форматирате таблици по ваш вкус, количеството работа може да бъде намалено. Създайте стил и го добавете към групата Стилове на таблицата. След това в тази група кликнете върху желания стил с десния бутон и го направете по подразбиране.

9. Печат навсякъде

Може да изглежда странно за някого, но повечето потребители на Word използват стрелките на клавиатурата, когато трябва да преместят курсора и да започнат да пишат в ново място на документа. Но това може да се направи много по-бързо - двойно кликване. Отворете празен лист и щракнете двукратно, за да започнете да пишете там.

Сега вече сте готови за най-продуктивната работа в Word!

<

Популярни Публикации