Как да организирате деня си: методи на гении на производителността

<

Времето е оскъден и незаменим ресурс. Научете се да го използвате разумно.

Метод на Бенджамин Франклин

Бенджамин Франклин (Бенджамин Франклин) беше син на милор, но благодарение на самоорганизацията и дисциплината успя в много области: в политиката, дипломацията, науката и журналистиката. Той е един от бащите-основатели на Съединените американски щати - участва в създаването на Декларацията за независимост и конституцията на страната.

Портрет на Франклин е поставен върху банкнота от сто долара, въпреки че той никога не е бил президент на САЩ. Той е признат за автор на такива фрази като „Времето е пари” и „Не отлагайте за утре какво може да се направи днес”.

Времето за Франклин наистина беше от голямо значение.

Обичаш ли живота? Тогава не губете време, защото времето е материя, от която се състои животът. Бенджамин Франклин

След 20 години Франклин е разработил за себе си система за организация на времето, на която се радвал през целия си живот. Съвременниците го наричат ​​"пирамида на Франклин" (понякога и името "пирамида на производителността" - пирамида на производителността).

В сърцето на пирамидата - ценностите на живота. Това са морални насоки при решаването на всякакви проблеми. Франклин ги нарича добродетели.

За себе си той идентифицира 13 добродетели: въздържание, тишина, любов към реда, решителност, пестеливост, упорита работа, искреност, справедливост, умереност, чистота, спокойствие, целомъдрие и кротост.

За да работи всеки ден, Франклин започва специална тетрадка, в която взема страница за всеки принцип на живота. На всяка страница той подреждаше по седем колони (дни от седмицата). Тогава той прекара 13 хоризонтални линии според броя на добродетелите.

Така всеки ден той се фокусира върху една от добродетелите, а вечер в площадите отбелязва, че грешките по пътя към "моралното съвършенство".

Следващият етап от пирамидата на Франклин е глобална цел. Тя се основава на житейските принципи и отговаря на въпроса: „Какво искам да постигна с N години?” Глобална цел за лекар например може да бъде желанието да стане ръководител на отдел до 35 години, а мениджърът да започне стартирането му.

Бенджамин Франклин е истински предшественик на планирането. Той винаги се придържаше към графика и буквално рисуваше всяка стъпка. Ето защо, по-нататък в пирамидата си отидете:

  • генерален план - инструкции стъпка по стъпка за постигане на глобална цел;
  • дългосрочен план - цели за следващите 3-5 години;
  • краткосрочен план - задачи за следващата година и месец;
  • планиране за седмицата и деня.

Всички стъпки на пирамидата са подредени последователно - всяко следващо се основава на предишното.

заключение

За да организирате деня си според метода на Франклин, трябва да решите какви са основните жизнени принципи, да поставите глобална цел и да изготвите план за постигането му.

За дългосрочно и краткосрочно планиране можете да използвате един от електронните инструменти или да направите хартиена тетрадка и да въведете системата Quick Records.

Метод на Стивън Кови

Един от последователите на системата на Франклин е Стивън Кови (Stephen Covey). Това е световно признат експерт и треньор в областта на управлението. Кови е професионален говорител и автор на много книги. Една от тях е включена в списъка на най-влиятелната бизнес литература на списание Time.

Това е книгата „Седем умения на високопроизводителни хора“, която изпреварва времето си. Кови го е написал през 1989 г., но става бестселър само след преиздаване през 2004 г.

Концепцията на Кови се основава на поредица от седем умения.

  1. Заточване видях, т.е. постоянно да се подобрява.
  2. Да постигне синергия, т.е. да се стреми към взаимноизгодно взаимодействие.
  3. Бъдете активни.
  4. Опитайте се да чуете първо и само тогава - да бъдете чути.
  5. Започнете с представяне на крайната цел.
  6. Мисли в духа на "спечели - спечели".
  7. Първо направете това, което трябва да направите първо.

За да се приложи последното умение ще помогне матрицата на разпределение на задачите и приоритизиране. Нейният Кови заимства от 34-ия американски президент Дуайт Дейвид Айзенхауер (Дуайт Дейвид Айзенхауер).

Всички задачи са разделени в четири групи:

  1. Спешно и важно (да се направи възможно най-скоро);
  2. Ненужни важни (стратегически задачи с отдалечен краен срок);
  3. Спешно незначително (трябва да направите бързо, но можете да отложите или да не го направите сами);
  4. Не е спешно и незначително (като правило такива случаи могат да бъдат заличени или поверени на трети страни).

Според Кови, успешните хора рядко се намират в неприятности във времето, тъй като бързо се справят със задачи от категории 1 и 3 и даряват без жалко случаи от квадрат 4. В същото време 60-80% от времето и усилията, които отделят за решаване на проблеми от квадрат 2, защото те са двигател на прогреса.

заключение

За да станете по-ефективни в края или в началото на деня, запишете задачите, с които се сблъсквате, и им дайте приоритет, като използвате матрицата на Айзенхауер (или матрицата на Кови, за някой, който ви харесва). За да направите това, можете да използвате приложението Eisenhower (iOS) или MyEffectivenessHabits (Android). Опитайте се да запазите пропорцията: 40% са важни неотложни въпроси, 60% са важни такива, които не са спешни.

Метод на Тим Ферис

Тимоти Ферис е популярен гуру на производителността. Записите на публичните му речи събират милиони мнения и книгите се разпръсват в същите огромни тиражи.

Нищо чудно - кой не иска да „работи 4 часа седмично, да не се придържа към офиса“ от повикване до обаждане ”, и в същото време да живее навсякъде и да бъде богат“? Едноименната книга на Фериса стана номер едно в списъците с бестселъри на The New York Times и The Wall Street Journal.

Неговият метод стои на два стълба:

  1. Законът на Парето: 20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията - само 20% от резултата. Това означава, че трябва да се съсредоточите върху действително важни дейности.
  2. Законът на Паркинсон: работата запълва цялото време, което му се отдава. Това означава, че задачата трябва да бъде зададена толкова, колкото е необходима за нейното завършване.

За да направите повече, не е необходимо да увеличавате продължителността на работния ден. Напротив, съкращавайте го, фокусирайте се само върху наистина важното. Всичко останало се изтрива, аутсорсира или делегира.

Подходът на Ферис съответства на техниката за планиране 1–3–5. Неговата същност е проста: в списъка на делата се добавя един важен случай, три средни и пет малки. Общо - девет. Те са априори разпределени по спешност, което помага да се отървете от усещането за грабеж.

Ферис - врагът на многозадачността и информационното претоварване. При едновременното изпълнение на няколко дела има объркване на вниманието. В резултат на това производителността не се увеличава, а намалява. Същото се отнася и за непрекъснатото усвояване на информация. Постоянната проверка на пощата, пратениците и социалните мрежи създава само фалшиво чувство за работа, но не я доближава до целта.

Но стресът, напротив, Ферис смята нашите помощници.

Страхът е индикатор. Страхът е наш приятел. Понякога той показва какво не трябва да се прави, но по-често показва какво си струва. Тим Ферис

Трябва да се отбележи, че Тим Ферис не е единственият, който търси производителност, работи по-малко. Стив Робинс, автор на книгата “9 стъпки за по-малко работа и повече”, предлага метода на “активните дни” за това, когато на определен ден си назначите “контролер”, който ще следи напредъка.

заключение

Този метод ще работи за вас, ако не можете да спазвате строгите графици и списъците със задачи не работят за вас. Изградете деня си по такъв начин, че най-сложните и важни въпроси да заемат 20% от времето. Оставете останалите да продължат както обикновено. С други думи, ако трябва да проведете бизнес среща, тогава трябва да изберете деня, времето, продължителността и стриктно да следвате графика. Останалата част от деня може да бъде посветена на всяка текуща работа.

Метод на Глеб Архангелски

Глеб Архангелски е експерт в организацията на времето, основател и ръководител на едноименната компания. Нейната особеност не е в създаването на оригинални разработки, а във факта, че тя просто и лесно определя методите на управление на времето, като ги адаптира към вътрешните реалности.

Архангелски е автор на няколко популярни бизнес книги: Work 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula Time, Time Drive и други.

Последното е най-популярно. Time Drive разказва за важността на планирането, поставянето на цели и мотивацията, както и ефективните техники за управление на времето и борбата с отлагането.

  • "Жаби". Всеки има скучни задачи, които постоянно се отлагат за по-късно. Тези неприятни неща се натрупват и психологически смазват. Но ако започнете всяка сутрин с „ядене на жаба“, това е преди всичко да изпълните някаква безинтересна задача, а след това да преминете към другите, след което нещата постепенно ще бъдат подредени.
  • "Котвите". Това са материални връзки (музика, цвят, движение), свързани с определено емоционално състояние. "Котвите" са необходими, за да се настрои към решаването на конкретна задача. Например, можете да приучите себе си да работите с пощата по класическа музика, а когато е прекалено мързеливо да разтоварите Входящи, просто трябва да включите Моцарт или Бетовен, за да хванете необходимата психологическа вълна.
  • "Бифтек от слонове". Колкото по-голяма е задачата (да се напише дисертация, да се научи чужд език и т.н.), толкова по-трудно е да се започне изпълнението му. Това е мащабът, който плаши: не е ясно откъде да започнем, дали има достатъчно власт. Такива задачи се наричат ​​"слонове". Единственият начин да „изядеш слон“ е да направиш „пържоли“ от него, т.е. да прекъснеш голяма сделка на няколко малки.

Трябва да се отбележи, че Глеб Архангелски отдава голямо внимание не само на рационализирането на работните процеси, но и на почивката (пълното име на неговия бестселър е “Време за шофиране: как да успееш да живееш и работиш”). Той е убеден, че без добра почивка, която включва здравословен сън и физическа активност, е невъзможно да бъдем продуктивни.

заключение

Планирайте всеки ден. Todoist, Wunderlist, TickTick и други подобни програми и услуги ще ви помогнат с това. Разделете задачи на сложни мащаби на прости малки. На сутринта направете най-неприятната работа, така че в оставащото време можете да правите само това, което искате. Разработване на тригери, за да ви помогне да се справите с мързел и не забравяйте да включите в графика за почивка.

Метод на Франческо Чирило

Може би не знаете името Франческо Чирило, но сигурно сте чували за Помодоро. Цирило е автор на тази известна техника за управление на времето. По едно време Франческо имал проблеми с обучението си: младият мъж изобщо не можел да се съсредоточи. Простият кухненски таймер под формата на домат дойде на помощ.

Същността на метода Pomodoro: продължителността на времето за работа е „домати“. Един “домат” = 30 минути (25 минути за работа и 5 за почивка). Стартираме таймера и работим с максимална ефективност и минимално разсейване за 25 минути. Сигналът звучи - време е за петминутна пауза. След това рестартирайте таймера.

По този начин производителността се измерва чрез броя на „доматите“, извършвани на ден. Колкото повече, толкова по-добре.

За да не се харчат 25 минути за изобретяването на неща за себе си, трябва предварително да се създаде списък с задачи. В него можете да отбележите и броя на всички „домати“ (поставете кръст пред задачата) и да отвлечете вниманието (поставете апостроф). Това ви позволява да определите колко време е било необходимо за завършване на задачата и колко е било трудно.

Методът Pomodoro е достъпен и гъвкав. Ако искате, поддържайте списък със задачи на хартия и измервайте 25-минутни сегменти с кухненски таймер, а ако искате, използвайте специални услуги и приложения.

WindowsOS X и iOSандроид
PomodoroAppВремето на ПомодороClearFocus
Дръжте фокусираноTadamPomotodo
TomightyПлосък доматДомати с часовников механизъм

Според Чирило оптималната продължителност на „доматите“ е 20–35 минути. Но след като е усвоил техниката, можете да експериментирате и да промените интервалите за себе си.

Подробности за метода на Франческо Чирило можете да намерите тук.

заключение

В началото на деня направете списък със задачи и ги следвайте, измервайки времето с "домати". Ако сте разсеяни за 25 минути, поставете символа срещу задачата. Ако времето е изтекло, но задачата все още не е завършена, поставете + и му посветете следващия „домат“. По време на петминутна почивка, напълно преминаване от работа към почивка: отидете на разходка, слушате музика, пийте кафе.

Така че, преди да имате пет основни системи за управление на времето, с които можете да организирате деня си. Можете да ги изучавате по-подробно и да станете апологет за един от методите, или можете да изработите своя собствена чрез комбиниране на различни техники и техники.

GTD - Алтернатива за управление на времето

Дейвид Алън, създател на методологията GTD, е един от най-известните теоретици на личната ефективност. Неговата книга "Как да сложим бизнеса с цел: изкуството на производителността без стрес" е наречена най-добрата бизнес книга на списание "Тайм" от десетилетието.

Чува се терминът „Първи неща“ и много хора погрешно го идентифицират с управлението на времето. Но дори самият Алън нарича ГТД "техника за повишаване на личната ефективност ".

Така Вячеслав Сухомлинов, експерт в тази област, обясни разликата между управление на времето и ГДТ.

GTD не е управление на времето. Управлението на времето е невъзможно. Всеки ден има същия брой часове. Важното не е количеството време, а това, с което го изпълвате. Трябва да сте в състояние да се справите с големи потоци входяща информация, да определите какви действия са необходими за постигане на целите и, разбира се, да действате. GTD е за това. Това е определен начин на мислене и живот. И все пак ГТД е за състояние на потока и намаляване на психологическия натиск. Вячеслав Сухомлинов

Готови ли сте да спорите? Добре дошли в коментарите. Какво мислите, че е повече в управлението на ГДТ - времето или личната ефективност? Също ни кажете кои техники ви помагат да организирате деня си.

<

Популярни Публикации