Тайните на Microsoft Word за опростяване и ускоряване на работата ви

Попълнете знанията си за Microsoft Word, за да използвате възможностите на текстов редактор бързо, просто и по същество.

Истинският интерес на читателите на Pc-статии към статията за 10 функции на Microsoft Word, които са полезни за използване в тяхната работа, дадоха да се разбере, че темата трябва да бъде разработена. Е, нека продължим.

1. Заменете стандартния шрифт.

Вашите лични предпочитания и корпоративни стандарти за работния процес изискват да използвате определен шрифт с определен размер, например Arial, 14 pt. Жалко е, разбира се, че Word не познава и предлага да отпечатва Calibri, 11 pt. Затова променяте шрифта отново и отново за всеки нов документ. Отнема секунди, а по мащаб от минали години - часове. Може би е време да се справим с това веднъж завинаги?

Посочете шрифта и неговия размер, който ще се използва по подразбиране във всички нови файлове.

Отидете в раздела “Home”, активирайте диалоговия прозорец “Font”, задайте желаните стойности и кликнете върху бутона “Default”, който се намира в долния ляв ъгъл. Ще бъдете попитани дали си струва да запазите промените за текущия файл или за всички документи. Чувствайте се свободни да се съгласите с втория.

Запазете текущия шрифт и неговия размер за всички нови документи

2. Използвайте базата синоними

Разбира се, научните ръководства по точни дисциплини и правни документи със строг речник не толерират подмяната на термини. Но в полу-бизнес и ежедневно писмо е напълно приемливо (или просто необходимо) да се използват различни думи с подобни значения. Така текстът ви ще загуби монотонността, ще подобри четливостта, ще придобие оцветяване и ще ви постави в най-добра светлина. Но какво, ако речникът не е толкова голям или главата отказва да мисли? Обходете безкрайно в браузъра за помощ?

Вграденият Word речник ще ви помогне, без да се налага да си вземате синоним.

Намерете често повтаряща се дума и кликнете върху нея с клавиша Alt. В дясната част на екрана ще се появи информационен прозорец, по-долу ще намерите речник със синоними.

Синоними на договора - договорът и споразумението.

3. Бързо премествайте елементите от списъка

Не е тайна, че маркираните и номерираните списъци улесняват възприемането на информация. Окото прилепва към отделните им компоненти и прехвърля разглобената структура на нашия мозък, което улеснява запаметяването. Ето защо рекламата, презентациите, докладите и житейските планове често се основават на принципа на списъците. Всичко е добро, но не всеки иска да общува с тях преди всичко заради неудобството от форматирането. Специален случай е движението на линиите един спрямо друг, което обикновено преминава в съпровождане на непрекъснато копие-паста. Достатъчно насилие върху C и V.

Комбинацията Alt + Shift + ↑ (↓) ще премести текущия елемент в посочената посока.

Тези горещи клавиши обаче работят и за параграфи. Можете да залепите части от текста дори между елементи от списъка.

Преместете параграфа между елементите от списъка

4. Използвайте пространства без разрушаване

Счетоводителите и икономистите имат златно правило: нули и други числа от големи суми не трябва да се разпространяват по различни линии. Приблизително същата настройка е при секретарите, в чието мнение инициалите не бива да изпадат от имената. Но Словото не се занимава с професионалните навици на други хора и без угризение на съвестта разделя неразделните. И тук много незрели женски психики започват да се провалят. Натрупвания на непристойност се адресират до системния администратор (съпруг, клиент, Гейтс), след което пространствата просто се отстраняват, а с тях, изглежда, има проблеми. "Наградата" на самозаблудата е развратност и грубост.

Неразтварящите се пространства предотвратяват разделянето на линиите в определеното място за по-голяма четливост. Натиснете Shift + Ctrl + Space, за да вмъкнете свободно пространство.

Непробивните пространства са полезни за поставяне на съкращения (например и т.н.), между числа и мерни единици (например 100 kg), между специални символи и числа, отнасящи се до тях (например, № 55). В режима на показване на непечатани символи, неразтварящото се пространство се показва като кръг.

По-горе е представен текстът с обичайните пространства, а отдолу - с неразделна част

5. Използвайте полеви кодове

Продължаваме темата за магията на електронните хартии и виртуалните пари. Опитният служител в финансовия сектор използва своите полета в работата си. Те се използват като заместители за променливи данни в шаблонния файл.

Работата с полеви кодове може да ви се стори малко неудобна, но с подходящи умения в типичните документи, тя все още е полезна. Достатъчно е да направите малка промяна в стандартния договор за услуги, да актуализирате полетата и не е необходимо да пренаписвате няколко текста.

Например, използвайки кодове на полета, е лесно да се преведат шестцифрени (жалко, че толкова малко) числа в запис. Тази обичайна практика избягва недоразумения, ако вашият партньор иска да добави няколко номера към вече отпечатан документ. Друг често срещан случай е датата на вмъкване на документ.

Комбинацията Alt + F9 превключва показването на кодове на полета и техните стойности.

Отидете в раздела "Insert", намерете "Express Blocks" и кликнете върху "Field". Въпреки че можете да направите и по-лесно: натиснете Ctrl + F9. Когато се появят фигурни скоби, въведете командата = 989152 * CardText вътре. Редакторът ще посочи посочения номер като “деветстотин осемдесет и девет хиляди сто петдесет и две”.

С полета, техните кодове и ключове можете да създавате много по-сложни неща. Запознайте се с този мощен инструмент и автоматизацията на работата ви ще се разшири значително.

За по-голяма яснота, полетата са обозначени със сива рамка. Но това не се вижда при отпечатване на документ.

6. Задайте парола, за да отворите документа.

Неупълномощен достъп до компютъра, флаш-паметта или облачното хранилище може да бъде доста по-добре да ви потуши нервите и портфейла. Е, злодейът влезе в банката, но той все още трябва да отвори клетката. Опитайте, скъпа, 128-битово AES криптиране, което между другото се използва от американското правителство за защита на държавните тайни. Това е нивото на сигурност, което Word предлага на своите потребители.

Не забравяйте, че няма да можете да възстановите изгубената си парола. Просто няма такава възможност.

Отидете в раздела „Файл“, преминете надолу към „Детайли“, щракнете върху бутона „Защита на документа“ и изберете „Шифроване с парола“. Той предлага максимум 255 знака, чувствителни към малки букви. За да премахнете защитата, отворете документа и просто изтрийте паролата на същото място.

Въвеждането на паролата ще трябва да се повтори два пъти.

7. Ограничете промените си.

Случва се, че почистването на някой апартамент превръща родния ви хаос в чужд неконтролиран ред. Същото неясно чувство на благодарност възниква, когато някой се опитва да работи върху вашия девствен съвършен текст. Какво да направите, ако не можете напълно парола все още? Позволете на “благодетеля” да наблюдава, но не докосва, ограничавайки въвеждането на промени.

Ограничението за форматиране ви позволява да правите само промените, които указвате или активирате режима "само за четене".

Отидете в раздела "Файл", преминете надолу към "Подробности", кликнете върху бутона "Защита на документа" и изберете "Ограничаване на редактирането". Можете да забраните някои стилове, да определите части от текста и потребителите, на които забраните няма да действат, както и да зададете типовете съгласувани промени.

Прозорецът за настройки може да бъде преместен и увеличен за по-голямо удобство.

8. Използвайте AutoCorrect

Смъртоносна, подценена, рядко използвана функция на Word, която по някаква причина избягва потребителите на настолни компютърни системи. Много е странно, но същите тези хора не представляват живота си без автоматична смяна на мобилен телефон. Що се отнася до мен, причината за неразбирането е баналното невежество, защото настройките са скрити в дявола на куличките.

Защо ви е нужен? Често се случва, че притежавате метод за печатане на сляпо, но пръстите ви отказват правилно да въведат някакъв ред на буквите с определени думи. Най-известните случаи трябва да бъдат предвидени в автоматичния обмен. Също така е полезно, например, да се намали изписването на вашето фамилно име и инициали на три букви. Банален, но спестява време.

С помощта на AutoCorrect е лесно да се съкрати писането на сложни думи, фрази и дори изречения на няколко знака. Вторият полезен аспект е коригиране на личните типични грешки и грешки.

Отидете в раздела „Файл“, отворете „Параметри“, изберете „Правопис“ и кликнете върху „Параметри за автоматично коригиране“. Попълнете полетата "Замяна" и "Включено". Това е направено. Скоростта на печата ви трябва да расте.

Менюто AutoCorrect съдържа значителен брой допълнителни параметри.

9. Запазете резервно копие на документа.

Вероятно има няколко белези на сърцето ви, получени след внезапно прекъсване на захранването или случайно изваждане на сменяемо устройство за съхранение. Такива случаи принуждават потребителите да купуват непрекъсваеми захранващи блокове и да съкращават интервала за автоматично запаметяване на файловете. Но има и трета линия за защита на вашите документи - създаване на архив, който ще бъде полезен при възстановяване на данни след непредвидени проблеми.

Резервни копия на файлове могат да се използват не само за възстановяване на повредени файлове, но и като архив на предишни версии на документ.

Отидете в раздела "Файл", вижте "Параметри", преминете към елемента "Разширени" и намерете блока "Запазване". Това е мястото, където е скрита опцията „Винаги запазвай резервно копие“.

Архивирането запазва само последното състояние на записания документ, но не съдържа междинни промени.

Архивирането е активирано за всички файлове

10. Персонализирайте страниците на "опашките"

Сигурен съм, че и вие срещате непокорни текстове, чиито „опашки“ се преобръщат от една страница на друга. И не искам да отпечатвам две страници вместо една! Борбата за спестявания отива на всички фронтове: линиите се премахват, разстоянието между буквите се намалява, полетата се изрязват. Но спешните мерки не винаги дават резултати, а ако го правят, с цената на много време. И всичко това, защото потребителите не знаят за функцията "Изрязване на страницата".

Функцията свиване към страница се опитва да компресира текст с една страница поради леко намаляване на размера и разстоянието между текста.

Отидете в настройките на лентата с преки пътища, изберете "Други команди", превключете менюто, което се появява на "Всички команди", след това завъртете списъка на командата "Cut to page" и го прехвърлете в десния прозорец. Сега само с едно щракване разделя "опашката" от рязането.

Функцията не е толкова лесно да се намери сред богатия списък.

Тези функции най-вероятно ще присъстват в Word 2007/2010 и със сигурност в изданието за 2013 г. Препоръчвам ви да надстроите до последната версия на текстовия редактор, ако вече не сте го направили.

<

Популярни Публикации