"0 incoming" - ясна система за поддържане на нула входяща поща

След като прочетете тази статия, вие ще станете крал на имейлите. Честно казано.

Електронната поща за много хора все още е неразпределен работен инструмент и ежедневно страдание. Някой има седем входящи писма и сега бързо ще ги разглоби. Някой има 46 кутии за входящи съобщения, но той също ще ги грабне за един ден, защото е свикнал. За всеки човек има определен праг за броя на входящите имейли на ден, който той може да обработи без забавяне на обработката на следващия ден и съответно, без да създава блокировки в електронната кутия. Можете да наречете този праг "естествен".

Ако има повече писма, отколкото човек може да обработва, трябва да промените подхода си към управлението на електронната поща. Това ще увеличи прага до стойността, която се изисква в даден случай. Трябва да се справяте с 100 имейла на ден? Така че можете и 100, просто използвайте правилния метод при работа с поща. Коя? Сега кажете.

Единственият индикатор, че човек се справя с пощата, е нула в края на работния ден. Ключовият принцип на компетентната входяща обработка е разбирането на писмото пред вас. Първо трябва да се научите как ясно да класифицирате писма и да знаете какво да правите с всеки тип.

Всички входящи писма могат да бъдат разделени в седем категории:

  1. Няма нужда да отговаряте, няма нужда да четете. Има два начина за тези букви: архивиране или изтриване. Ако получите друг бюлетин, който никога не четете, направете си услуга - отпишете се. Едно действие в замяна на това да се отърве от десетки такива писма в бъдеще. Искаме да се научим как да се справяме с потока от писма в един ден? По-малко поток е по-лесен. Не се страхувайте да пропуснете нещо важно. Наистина необходимата информация ще стигне до вас по друг начин и ще се появи пред вас поне още веднъж.
  2. С прикачени файлове. Това може да е съобщение за необходимостта да се плати за нещо или информация за текуща или бъдеща работа. За такива писма е полезно да създадете отделни папки, но без фанатизъм. Твърде много папки? Опростете. За да намерите нещо необходимо по-късно, не са ви нужни хиляди папки, а възможността да използвате функциите за търсене на поща.
  3. Отговорете по желание. Отговорът изглежда незадължителен, но понякога е полезен. Тогава действайте единствено върху ситуацията.
  4. С времето за преглед. Интересно е да се чете, но не непременно. Опитайте се да отнесете към тази и предишните категории колкото се може повече букви. Това е ключът към ефективното управление на пощата.
  5. Трябва да отговоря днес. Всичко е просто: вземете и отговорете или сега, ако нещо е абсолютно спешно, или в края на работния ден.
  6. Трябва да отговоря, но не и днес. Красотата на електронната поща е, че тя не е чат или телефон. Никой не очаква и не трябва да очаква бърз отговор по имейл, ако това не се споменава в заглавието на писмото. Ако крайният срок за отговор е някой ден или вие самият знаете и разбирате колко време трябва да дадете отговор, поставете такива писма в съответната папка. Например, „Отговор в понеделник“, „Отговор във вторник“ и т.н. Сега си създай контролен списък, който има елемент "Сутринта, процесът поща отлага за днес." За такива цели има и специализирани инструменти за автоматизация: RightInbox за Gmail, FollowUpThen.com и FollowUp.cc.
  7. Неразбираемо писмо. Има такива писма, които са трудни за приписване на една от категориите. Не се притеснявайте за себе си и се съгласявайте със себе си да насочвате такива писма към една от изброените по-горе категории.

Въз основа на тази класификация ще са необходими папки за категории 2, 3, 4 и 6.

Правила за обработка на електронна поща

  • Оставете 30 минути в края на работния ден, за да приведете входящата кутия на нула. Тя е по-ефективна, отколкото да се опитвате незабавно да отговорите на всяко писмо. Хората не са многозадачни. По-малко разсейване и превключване - по-висока ефективност.
  • Какво да правим с спешни писма? Задайте интервал, с който да поставите отметка в квадратчето през деня. Например веднъж на час. Поставете отметка в квадратчето за спешни важни писма и ако няма такива, върнете се на работа. Не забравяйте предимството на пощата: това не е средство за незабавно взаимодействие. Възможно е проблемът, посочен в едно от не-спешните писма, да бъде разрешен без вашето участие до края на деня, или до края на деня ще получите повече информация, която ще реши проблема по-бързо и по-ефективно.
  • По всяко време, когато не проверявате пощата, дръжте го затворена. Деактивиране на известията. Отървете се от разсейващото съзерцание на броя на входящите писма. Сега имате друга работа, а времето за пощата още не е дошло. В моменти на съмнение относно правилността на този подход не забравяйте: не сте в атомната електроцентрала, но дори и да сте били в нея, бихте били информирани за прегряването на реактора в никакъв случай не по електронна поща.
  • Използвайте желанието си да завършите работния ден навреме, за да ускорите обработката на пощата. Ето защо е препоръчително входящата пощенска кутия да се разглоби до нула в края на деня. Имате 30 минути и искате бързо да сложите край на всичко. В действителност, това се оказва един вид игра, но можете също целенасочено да gamify обработка на електронна поща.
  • Напишете накратко и по същество.
  • Бъдете позитивни и приятелски настроени. Имейлите могат да изграждат и унищожават отношенията. Вместо да се занимават с наистина важните въпроси, хората понякога отиват толкова далеч, колкото се опитват да наричат ​​опонента си като идиот, колкото е възможно по-деликатно и скрито, и целият текст се гради върху това. Няма нищо странно в изразяването на вашето положително послание към адресата с малка приятна фраза в тялото на писмото. Вашето приятелство ще се върне при вас и кореспонденцията ще стане много по-смислена и ефективна.
  • Трябва да изнасят буквите в обратен ред. И единственият начин. По-логично е да се започне с по-старите писма, но целта ни е нула входяща поща, което означава, че ще стигнем до първото писмо, което получаваме преди края на работния ден. Ако се отдадете на себе си и започнете да оставяте последните писма, получени днес за утре, цялата техника спира да работи. Защо дори трябва да изучаваш компетентната работа с пощата, ако не следваш основното правило? Продължете да работите както преди, и страдайте.
  • Отворете само необходимите букви, изпратете до архива или за изтриване на останалите. Ние също злоупотребяваме с абонаменти за ненужни неща (абонаментът за Pc-статии, напротив, е много необходим) и в резултат на това получаваме повече информация, отколкото можем да прочетем. Как да разграничим необходимите букви? Има едно просто, но много ефективно правило: отворете само онези писма, които са адресирани към конкретно лице за вас лично. Останалите - в една от категориите, описани в началото на статията за ситуацията.
  • Създайте шаблони. Често отговорите на буквите са доста стандартни, т.е. пишете едно и също нещо. Забелязали ли сте, че често пишете тази фраза? Направете шаблон за бързо копиране или го създайте в самата поща.
  • Ако пощата се обработва и все още има време, тогава трябва да го използвате ефективно. Отиваме в категорията на букви 3, 4 и 6 и налагаме ред там.

Този урок, който, както забелязахте, е правилното сортиране, е отлично допълнение към по-общите имейл съвети от изпълнителния директор на LinkedIn Джеф Вайнер. Също така не пропускайте 10 съвета от Leo Babauts. Всъщност има много допълнителни начини да извлечете максимална полза от електронната поща. Опитайте техники, които са приложими за вас, анализирайте резултатите и не забравяйте да оставите вашите съвети за подобряване на ефективността на работа с електронна поща в коментарите.

Снимка: Снимка: Карло Миранте чрез Compfight cc
<

Популярни Публикации