Как да спрем да губим работно време върху безполезни класове

За да бъдете по-продуктивни, не насилвайте да се концентрирате. Просто направете малки корекции на вашия работен ден.

1. Задръжте възможно най-малко срещи.

За седмица прекарваме до четири часа в срещи. Повече от половината от това е загуба на време. Ако имате възможност, опитайте се да намалите броя на срещите.

  • Помислете за броя на участниците. Не канете колеги на срещата за всеки случай. Нека имат по-добро време, за да работят.
  • Разговорите един на един често могат да бъдат добър заместител на срещите. Много по-лесно е първо да се обсъдят детайлите на проекта с отговорния за него служител и едва след това да се представи идеята на целия екип.
  • Преди да започнете официална среща или да я посетите, разгледайте внимателно каква информация ще споделите с колегите си. Най-често основната информация може да бъде комуникирана по някакъв друг начин, например чрез връзката към документ, писане в чат или дори просто предаване на устно през чаша кафе. След това служителите могат да отговорят на вашата информация, без да нарушават работния процес.

2. Промяна на взаимодействието с колегите

Разбира се, сътрудничеството помага за подобряване на производителността. Но не всичко е толкова просто. Според проучвания средно всеки служител се разсейва седем пъти в час. А 80% от тези отклонения са незначителни второстепенни въпроси.

Ето защо, вместо да зададете въпрос, веднага щом се сети, не бързайте да разсейвате колегите си. Направете списък и след това попитайте всички наведнъж, когато служителят е освободен. Освен това, често се случва, че след известно време ние сами намираме отговора на въпроса си или разбираме, че първите три въпроса просто ни доведоха до една голяма четвърта.

Ако сте разсеяни, не е необходимо да развивате сложна комуникационна система с колеги. Например, за да се даде сигнал "Не безпокойте", обикновено е достатъчно да се поставят слушалки. Ако това не помогне, опитайте се да се преместите в друга част на офиса, където няма да ви безпокоят. Повечето колеги ще свикнат с такива сигнали и няма да ви безпокоят, когато сте заети.

3. Намалете потока от имейли

Проблемът не е в самия имейл, а в начина, по който го използваме. Ако предишните имейли съдържаха голямо количество информация, сега те станаха по-скоро като SMS. Типично писмо сега съдържа от 5 до 43 думи - кратка информация и прости изясняващи въпроси. Такива писма бързо се размножават във входящата ви поща, като заплашват буквално да ви удавят в поток от непрочетени съобщения.

Преди да изпратите имейл, помислете дали не е по-удобно да използвате друг метод за предаване на информация.

Например, като използвате различни месинджъри, можете бързо да изпращате кратки съобщения и да им отговаряте без прекалено много формалности, които електронният адрес налага. И в коментарите към документите с отворен достъп, няколко души могат незабавно да оставят предложенията си по даден проект, вместо да изхвърлят пощенските кутии на колегите си.

4. Работете от вкъщи и да спите достатъчно

Добре отпочинал работник често ще прави повече за шест часа, отколкото този, който не спи добре във всичките десет. Ето защо, работа от дома е идеален вариант за много хора. И благодарение на съвременните средства за комуникация, служителите не трябва да са в една стая, за да разрешат даден проблем.

Освободени от необходимостта да прекарате няколко часа в транспорта, можете да спите и това ще има положително въздействие върху производителността.

Разбира се, в някои области на работа е необходима по-тясна комуникация с колегите, но един или два работни дни седмица, прекарана в дома, ще бъде полезна за представители на всяка професия. Това ще даде възможност да се съсредоточите върху собствения си проект и просто да спите. Основното е да се намери седмичен ритъм, който да е удобен за вас и вашия екип.

5. Взимайте чести почивки.

Прекъсванията са също толкова важни, колкото и самата работа. Обикновено промяната на дейността често не е достатъчна. За да презаредите, трябва да ставате от масата на всеки час и половина.

За творческите хора са полезни по-дълги почивки, като обяд с приятели или разходка. Такава почивка е това, което е необходимо за един непродуктивен следобед да се превърне в творчески пробив.

Няма да си починете, ако се разсейвате за няколко минути на всеки половин час. По-добре е да напуснете работното място поне десет минути по няколко пъти на ден.

Нека такива прекъсвания реално да намалят броя на работните часове, но през останалото време ще работите по-ефективно. Наистина е продуктивно да прекарате един работен ден само като се отпуснете и възстановите.

Изображение: /kingofthehill.fox-fan.ru
<

Популярни Публикации