10 трика, които ще опростят и ускорят работата в Google Документи

Предлагаме на Вашето внимание адаптиран превод на статията на Saikat Basu, където се събират десет съвета за работа с Google Docs.

2006 г. беше крайъгълен камък в историята на Google: Оксфордският английски речник прие думата „google“. Концепцията се превърна в име на домакинство. Оттогава търсенето в мрежата означава Google. Корпорацията на доброто оказва силно влияние върху поведението ни в интернет: ние следваме бизнес етикета на Gmail, отваряме прозорец към света, стартираме Chrome всяка сутрин и използваме Google Drive за продуктивна работа.

Причината за популярността на „Google Docs“ в принципа на работа в облака. От всички инструменти на Google Диск текстов редактор е най-необходим за ежедневните задачи.

За да направите работата с Google Документи по-продуктивна, използвайте следните десет препоръки.

Бонус: Добавете Google Документи в менюто за стартиране на стартовия панел на Chrome на лентата със задачи на Windows или Mac. Две кликвания - и вие сте в "Документи".

Бързо търсене

Можете лесно и бързо да намерите файл или папка, като напишете ключова фраза в лентата за търсене в горната част. Малката стрелка вдясно ще помогне за прецизиране на търсенето ви:

  • тип на файла (папка, документ, снимка, PDF и т.н.);
  • отворен с помощта на Google Документи, Google Drawing, Google Sheets, всеки инсталиран аддон;
  • собственик (мен, не аз, никой).

Друго нещо, което опростява търсенето е да се използва точно цитиране, свързано с файла, който искате да намерите. Google Диск ще отвори документа и ще маркира използваната фраза за търсене. Освен това, както и с Google, можете да използвате булеви оператори като или да разширите границите на търсенето.

Натиснете "/", за да отидете в полето за търсене.

Пълен списък с опциите за търсене в Google Диск можете да намерите тук. Едно последно нещо: не забравяйте да търсите в кошницата.

Бърз достъп до менюто на "скритите" команди

Google Документи е подобно на други офисни пакети. Може да е по-лесно от Microsoft Word, но има и много полезни команди в менюто. Натиснете “Alt + /”, за да отидете в менюто за търсене. Въведете това, което търсите в полето, което се отваря, и функцията ще започне.

С помощта на търсенето в менюто можете да намерите и други инструменти за редактиране, налични в Google Документи.

От Google Keep до чернова на Google Документи

Google Keep е чудесна услуга за създаване и съхраняване на бележки. Неговите най-добри характеристики: възможността да диктуват бележки и да разпознават текст от снимки. Но знаете ли, че можете да превърнете една бележка в документ с едно кликване?

Благодарение на този износ можете да редактирате и „полирате“ идеите си в Google Документи. Той е незаменим за студенти и писане на хора - спестява много време.

Анализирайте речника си с Word Cloud

Копирайтери, блогъри, ученици и учители могат да използват облак от думи или облак от тагове, за да се ориентират бързо в съдържанието на даден документ. Той също така помага да видите какви думи злоупотребявате.

Можете да използвате думата облак генератор - Tag Cloud Generator - във всеки документ, състоящ се от 50 или повече думи. Безплатно Google-Drive-add-on може да бъде намерен и инсталиран от менюто Add-ons → Get Add-ons ...

Можете да използвате облака от думи чрез същото меню. Ще се покаже в малък прозорец вдясно. Ако документът не е завършен, продължавате да редактирате, след това от време на време кликнете върху бутона Обновяване на облака, за да актуализирате облака от маркери.

Tag Cloud Generator работи и в електронни таблици. Единственият минус е, че панелът, където се показват използваните думи, не може да бъде мащабиран.

Намерете и поставете с едно кликване

Благодарение на инструмента за изследвания, не е необходимо да оставяте документа, в който работите, за да можете да използвате Google информация. Все пак отварянето на нов раздел в браузъра също отнема време. Този вграден инструмент ви позволява да намирате и вкарвате информация в документа или таблицата. Отворете Инструменти → Изследвания (Ctrl + Alt + Shift + I).

Ще се появи прозорец за търсене отдясно. Там можете с едно кликване да поставите връзка към цитат, да я въведете ръчно или просто да изберете.

Налични формати на цитиране: MLA, APA и Чикаго.

А красиво оформените кавички са само един от инструмента за изследване. Можете също да препращате към статистиката в таблиците. Когато използвате търсене, можете също да персонализирате проблема, за да се показват публикациите ви в Google+, писмата ви и т.н. За всичко това има специални филтри.

Бързо форматиране на текст на различни места

Google Документи има инструмент за форматиране на Paint, който ви позволява да създавате шаблони за форматиране и да ги прилагате към която и да е част от текста. Маркирайте дума, изречение или друг текст, редактирайте го: задайте размера, шрифта и т.н. След това щракнете върху Paint формат. След това ще можете да приложите посочените параметри за форматиране към друг фрагмент, просто трябва да кликнете върху него.

"Pfft! Работи само веднъж! - казват скептиците. Ако трябва да приложите посочените параметри за форматиране повече от веднъж, кликнете два пъти върху иконата за формат на Paint. За да спрете „магията“, натиснете този бутон отново.

Използване на безплатни изображения

Google Документи включва търсене на „Google Изображения“, което ви позволява бързо да намерите и вмъкнете изображение в документа. Но има още две богати снимки - LIFE и Stock Photos. Изображенията от архива на LIFE имат лиценз, даващ право да се използва произведението дори и в търговската мрежа, но е необходимо да се посочи авторството. През 2012 г. Google избра пет хиляди нови снимки в категориите „Природа“, „Време“, „Животни“, „Спорт“, „Храна“, „Образование“, „Технологии“, „Музика“ и др.

Google предупреждава, че изображенията са достъпни за лична и търговска употреба само в Google Диск и трябва да се използват като част от политиката за услугите.

Можете да вмъквате снимки, като използвате URL адреса. Изображението ще бъде запазено във вашия документ и ще бъде достъпно дори ако оригиналът е премахнат от мрежата.

Споменаването на някого, докато коментира

Сътрудничеството в Google Документи се основава на коментиране. В същото време има бърз начин да се привлече вниманието на човек към конкретен коментар. Изберете желания фрагмент от текста и кликнете върху „добавяне на коментар“ (Вмъкване → Коментар). В отвореното поле за коментари въведете „@“ или „+“ и започнете да въвеждате името на желаното от вас лице.

Google Документи автоматично ще избере човек от списъка ви с контакти в Gmail и ще го информира по имейл. Ако този човек няма права да разглежда този документ, трябва да му дадете достъп.

Клавишни комбинации за математически формули

Google Документи има удобен редактор за изразявания по математика: Вмъкване → Уравнение. С него можете не само да напечатате математически изрази, но и удобно да работите с тях с колеги.

За да ускорите процеса, използвайте преки пътища. Например, ако въведете "алфа", последвано от интервал и скоба, Google Документи превръща това в α. Можете също лесно да добавите горен или горен индекс, като напишете съответно „^“ и „_“. За фракции въведете "frac".

Тук е пълен списък с преки пътища за математически изрази. За да създадете по-сложни формули, използвайте безплатния g (math) Google Диск за разширението на Chrome.

Други преки пътища, за да спестите време

Натиснете "Ctrl + /" и вижте голям списък от шаблони за бързо управление на документи. Много клавиши за навигация са същите като Gmail. Освен това можете да създадете свои собствени преки пътища.

Отидете в Инструменти → Предпочитания → Автоматично заместване.

Можете да го използвате за автоматично вмъкване на често използвани думи, имейл адреси, съкращения или дори думи, които постоянно правят грешки.

Също така е необходимо да се отбележи "Автоматично откриване на връзки" и "Автоматично откриване на списъци" в диалоговия прозорец за настройки.

Разбира се, можете да твърдите, че най-бързият начин за създаване на красив документ е да използвате шаблони на Google Диск. Но описаните малки трикове ще помогнат да се ускори работата с тях.

Напишете в коментарите какви трикове използвате в ежедневната си работа с Google Документи.

Снимка: GaudiLab / Shutterstock.com
<

Популярни Публикации