10 начина да използвате Google Документи по-продуктивно

Google наскоро обнови своя онлайн офис. За промените, които са настъпили, е разказано подробно за „Интернет триковете“, а Web Worker Daily споделя полезни съвети за по-ефективно използване на Google Документи.

1. Горещи клавиши за стартиране на Google Документи. Leo Babauta на WWD първо съветва за бързи клавиши за бърз достъп до Google Документи. Той използва програмата AutoHotKey за това. Освен това в браузъра Mozilla Firefox можете да създадете отметка в Google Документи, а в полето за ключови думи да напишете комбинация от букви (например „gd“). Сега можете да въведете адресната лента gd и веднага да влезете в Google Документи. Ако активно използвате GD, този съвет може да спести много време.

2. Горещи клавиши за създаване на документ. Подобно на първия параграф. С помощта на клавишни комбинации можете бързо да създадете нов документ.

3. Използвайте търсене, за да намерите бързо документите. На началната страница на Google Документи има списък с документи. Вместо да кликнете върху папките в търсене на желания файл, можете да използвате формата за търсене. Търсене в Google Документи, докато пишете. Ако ключовата дума не е в заглавието на документа, а е в нейното съдържание, натиснете enter. GD ще покаже списъка с файловете, в които се появява тази дума.

4. Горещи клавиши за популярни документи. Ако активно използвате Google Документи, вероятно имате няколко документа, с които работите най-често. Например, може да е таблица със семеен бюджет, голяма статия или книга, която е в процес на писане и т.н. За бърз достъп до тях можете да създавате клавишни комбинации, както е описано в първия параграф.

5. Сътрудничество. Едно от основните предимства на онлайн офис апартаментите е способността на хората в различни части на света да работят по един и същ документ. Просто отидете в раздела Споделяне и въведете имейл адреса на служителя. След като приеме поканата, можете да работите заедно. GD проследява всички промени в документ, така че можете да се върнете назад и да се върнете към по-ранно състояние.

6. Публикуване. Друга причина за използване на онлайн текстов редактор е публикуването. WWD пишат, че знаят поне един случай, в който документ на Google Doc се удари в началната страница на Del.icio.us. Не бива да забравяме възможността за публикуване в блог.

7. Папки. Папките не са задължителни, тъй като търсенето е много бързо. Те обаче могат да бъдат полезни за групиране на документи за конкретен проект. Папките дойдоха да заменят маркерите.

8. Минимализъм. В предишната версия на Google Документи имаше бутон „Архив“, който ви позволи да преместите документите, с които работата е била завършена, в специална папка за архивиране. Удобството на това решение е, че всички стари файлове се премахват от изгледа. Архивът вече е изчезнал, но можете да опитате да го пресъздадете отново. За да направите това, маркирайте текущите документи със звезда. След това кликнете върху връзката Star view в страничната лента.

9. Форматиране. Ако трябва да създадете документ в няколко колони, това може да се постигне с помощта на таблици. Когато печатате граници няма да бъдат видими, а текстът ще изглежда в няколко колони.

10. Клавишни комбинации. Клавишните комбинации ви позволяват да извършвате работа по-бързо, отколкото непрекъснато "дръпване" на мишката. Google Документи поддържа най-често използваните клавишни комбинации Ctrl-C, Ctrl-V, Ctrl-X, Ctrl-A, Ctrl-S, Ctrl-Z, Ctrl-B, Ctrl-I и Ctrl-U. Но освен тях има и други полезни клавишни комбинации:

Ctrl-J - подравняване на двата края
Ctrl-L - ляво подравняване
Ctrl-E - центриране
Ctrl-M - вмъкване на коментар
Ctrl-интервал - изтриване на форматирането
Ctrl-1, 2 и 3 - стилове за заглавия
F2 - редактиране на активната клетка (в таблици)
Ctrl-Shift-L - неномериран списък

WWD също така пишат желанията си за екипа на Google Docs. Според тях е необходимо да се добави офлайн режим за Google Gears, да се подобри редактирането на етикети, да се върнат архивите, да се извърши търсене в стила на Gmail, да се добави възможност за форматиране на отпечатаната версия и подобряване на процесора за електронни таблици.

В коментарите към статията на WWD те добавят, че GD има още една страхотна функция - чат стая, където служителите могат да обсъждат направените промени.

<

Популярни Публикации